Aanpassing arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijd

De Wet flexibel werken biedt de medewerker de mogelijkheid om de werkgever te verzoeken om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijd.

Sinds 2 augustus 2022 (hierna: 2 augustus) zijn de regels omtrent een dergelijk verzoek gewijzigd voor een medewerker, die:

• ouder is van een kind in de leeftijd tot acht jaar;
• zorg draagt voor de verzorging van een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof, die levensbedreigend ziek is; of
• zorg draagt voor de noodzakelijke verzorging van een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof, die ziek of hulpbehoevend is.

Verder kan sinds 2 augustus ook een AOW-gerechtigde medewerker voor wie een van de drie hierboven genoemde situaties geldt een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur indienen.

Naar de hiervoor genoemde medewerkers zal hierna worden verwezen als "ouders en mantelzorgers". Bedenk daarbij dat slechts ouders en mantelzorgers voor wie een van de drie hierboven genoemde situaties geldt in aanmerking komen voor de hieronder te bespreken uitzonderingen.

Hierna zet ik de reguliere regels voor een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijd uiteen. Daarbij geef ik aan welke uitzonderingen gelden voor ouders en mantelzorgers en wat de impact daarvan is voor werkgevers.

Voordat ik hiertoe overga, zet ik eerst de wijzigingen vanaf 2 augustus uiteen.

Wijzigingen per 2 augustus

De wijzigingen met ingang van 2 augustus zijn een gevolg van de implemenatie van een EU-richtlijn.

Dat is niet dezelfde richtlijn als de richtlijn, die met ingang van 1 augustus 2022 heeft geleid tot uitbreiding en vervroeging van de informatieplicht van de werkgever, een beperking van het verbod op nevenwerkzaamheden, introductie van het verzoek voorspelbare en zekere arbeidsvoorwaarden en een beperking op het aangaan van een studiekostenbeding.

De wijzigingen per 2 augustus zijn het gevolg van de EU-richtlijn betreffende het evenwicht tussen werk en privé leven voor ouders en mantelzorgers (hierna: de richtlijn).

De implementatie van de richtlijn heeft geleid tot toevoeging van artikel 2a aan de Wet flexibel werken.

Op grond van lid 1 van laatstgenoemd artikel gelden uitzonderingen voor een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd van ouders en mantelzorgers.

Levensbedreigend ziek en/of hulpbehoevend

In lid 3 van artikel 1:3 van de Wet arbeid en zorg is geregeld wat wordt verstaan onder levensbedreigend ziek. Zoals daaruit blijkt, wordt daaronder verstaan de gezondheidssituatie die zo ernstig is dat volgens objectieve medische maatstaven het leven van de persoon op korte termijn ernstig gevaar loopt.

In het vierde lid van datzelfde artikel is opgenomen wat wordt verstaan onder hulpbehoevend. Zoals daaruit blijkt, wordt daaronder verstaan de toestand van een persoon waardoor deze ten behoeve van zelfredzaamheid, participatie, beschermd wonen of opvang hulp nodig heeft die niet in het kader van een hulpverlenend beroep wordt geboden en die de gebruikelijke hulp overstijgt.

Persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof

Voor twee van de drie situaties waarvoor een uitzondering geldt, is van belang of het een persoon betreft voor wie - vanuit de medewerker bezien - recht bestaat op kortdurend zorgverlof.

Hiervoor verwijst artikel 2a Wet flexibel werken naar lid 2 van artikel 5:1 Wet arbeid en zorg.

Wie vallen allemaal onder een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof?

In laatstgenoemd lid is een opsomming van deze personen opgenomen.

Zoals daaruit blijkt, betreft dit allereerst de partner van de medewerker. Althans, als de medewerker met zijn of haar partner is getrouwd, met hem of haar een geregistreerd partnerschap is aangegaan en/of met zijn of haar partner samenwoont.

Daarnaast een eigen kind en/of een kind van de partner, waarbij voor de partner weer hetzelfde geldt als uiteengezet in de alinea hiervoor.

Bovendien een pleegkind. Daarvoor is vereist dat uit de basisregistratie personen blijkt dat het pleegkind op hetzelfde adres woont als de medewerker. Ook is vereist dat de medewerker als pleegouder het kind verzorgt als bedoeld in artikel 1.1 van de Jeugdwet.

Verder eigen (groot)ouders, eigen kleinkinderen en eigen (half)broers en (half)zussen.

Onder eigen (groot)ouders, eigen (klein)kinderen en eigen (half)broers en (half)zussen vallen niet alleen degenen die via geboorte(s) familie zijn.

Ook degenen die via erkenning, gerechtelijke vaststelling van het ouderschap of adoptie deel uitmaken van de familie vallen daaronder. Dat blijkt uit lid 1 van artikel 1:3 BW.

Bloedverwantschap

In laatstgenoemd artikellid is namelijk opgenomen wanneer sprake is van bloedverwantschap en hoe wordt bepaald tot welke graad sprake is van bloedverwantschap.

In combinatie met het in lid 2 sub e van artikel 5:1 Wet arbeid en zorg genoemde vereiste van bloedverwant in de eerste of tweede graad levert dat laatstgenoemde opsomming op.

Voor de duidelijkheid: stieffamilie valt niet onder laatstgenoemde opsomming. Althans, niet zelfstandig. Stieffamilie levert namelijk geen bloedverwantschap op. Ook niet als sprake is van een huwelijk of geregistreerd partnerschap.

Dat blijkt uit lid 1 van artikel 1:3 BW. Daarin is namelijk opgenomen hoe bloedverwantschap ontstaat. In laatstgenoemd lid ontbreekt stieffamilie. Uit lid 2 van laatstgenoemd artikel blijkt dit eveneens. Daaruit blijkt namelijk dat het huwelijk of geregistreerd partnerschap leidt tot aanverwantschap. Dus niet tot bloedverwantschap.

Ook uit artikel 4:27 BW blijkt dat stieffamilie geen bloedverwantschap meebrengt. In dat artikel is namelijk bepaald dat een stiefouder door middel van een testament een stiefkind als eigen kind in de wettelijke (erfrechtelijke) verdeling kan laten betrekken.

Als wel sprake zou zijn geweest van bloedverwantschap dan zou laatstgenoemd artikel overbodig zijn geweest.

Overigens is het wel mogelijk dat zowel sprake is van stieffamilie als bloedverwantschap. Dat geldt bijvoorbeeld voor halfbroers en halfzussen en een geadopteerd stiefkind.

Daar komt bij dat - zoals hiervoor uiteengezet - een kind van de partner ook valt onder de personen voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof. Voor stiefkinderen bestaat dus reeds op die grond recht op kortdurend zorgverlof.

Voor stieffamilie afgezien van de hiervoor genoemde stieffamilie, schoonfamilie, vrienden en dergelijke bestaat op basis van bovenstaande categorieën geen recht op kortdurend zorgverlof. Echter, mogelijk bieden de laatste twee categorieën van artikel 5:1 Wet arbeid en zorg daarvoor soelaas.

De een na laatste categorie betreft namelijk degenen die, zonder dat er sprake is van een arbeidsrelatie, deel uitmaken van de huishouding van de medewerker.

De laatste categorie ziet op degenen met wie de medewerker anderszins een sociale relatie heeft. Aan laatstgenoemde categorie wordt echter wel het vereiste gesteld dat de te verlenen verzorging rechtstreeks voortvloeit uit die relatie en redelijkerwijs door de medewerker moet worden verleend.

Uitzonderingen voor ouders en mantelzorgers

Op een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd van ouders en mantelzorgers zijn niet van toepassing:

• artikel 1a Wet flexibel werken;
• het derde lid, laatste zin van artikel 2 Wet flexibel werken; en
•  het zeventiende tot en met negentiende lid van artikel 2 Wet flexibel werken.

Dat blijkt uit lid 1 van artikel 2a Wet flexibel werken. Uit het tweede lid van laatstgenoemd artikel blijkt dat de werkgever van de medewerker kan verlangen dat de medewerker aannemelijk maakt dat zich omstandigheden voordoen, die maken dat lid 1 van artikel 2a van de Wet flexibel werken aan de orde is.

Het eerste uitgesloten artikel betreft dus artikel 1a van de Wet flexibel werken. Dat is het artikel waarin is geregeld dat AOW-gerechtigde medewerkers geen verzoek om aanpassing van de arbeidsduur kunnen indienen.

Lid 1 van artikel 2a Wet flexibel werken brengt dus mee dat AOW-gerechtigde medewerkers wel een dergelijk verzoek kunnen indienen als zij behoren tot de groep ouders en mantelzorgers.

Het derde lid, laatste zin van artikel 2 Wet flexibel werken regelt dat de medewerker - behoudens onvoorziene omstandigheden - pas een jaar nadat de werkgever een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd heeft ingewilligd of afgewezen, opnieuw een verzoek kan indienen.

Ook dat wordt door het eerste lid van artikel 2a Wet flexibel werken dus opzij gezet. Met andere woorden: deze termijn geldt niet voor ouders en mantelzorgers.

Het zeventiende lid en het negentiende lid van artikel 2 Wet flexibel werken horen bij elkaar. In deze leden is geregeld in welke gevallen afwijking van de wettelijke regeling is toegestaan.

Omdat het eerste lid van artikel 2a Wet flexibel werken ook deze leden buiten toepassing verklaart voor ouders en mantelzorgers, brengt dit mee dat afwijking van de wettelijke regeling niet is toegestaan ten aanzien van ouders en mantelzorgers.

Het achttiende lid van artikel 2 Wet flexibel werken betreft het lid waarin is geregeld dat de wettelijke regeling ten aanzien van de aanpassing van de arbeidsduur niet van toepassing is op werkgevers met minder dan 10 medewerkers.

Deze dienen een regeling te treffen met betrekking tot het recht van de medewerkers op aanpassing van de arbeidsduur.

Omdat het eerste lid van artikel 2a Wet flexibel werken ook laatstgenoemd lid buiten toepassing verklaart voor ouders en mantelzorgers, brengt dit mee dat de wettelijke regeling ten aanzien van ouders en mantelzorgers ook geldt voor werkgevers met minder dan 10 medewerkers.

Aanpassing arbeidsduur of werktijd

Het verzoek om aanpassing van de arbeidsduur of werktijd dient de werkgever, voor zover het betreft tijdstip van ingang en de omvang van de aanpassing, in te willigen, tenzij zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen zich daartegen verzetten.

Dit blijkt uit lid 5 van artikel 2 Wet flexibel werken. Deze maatstaf komt overeen met de maatstaf, die wordt gehanteerd voor een concurrentiebeding in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.

De werkgever stelt de spreiding van de uren vast overeenkomstig de wensen van de medewerker. De werkgever kan de gewenste spreiding van de uren wijzigen als de werkgever daarbij een zodanig belang heeft dat de wens van de medewerker daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moeten wijken. Dit blijkt uit het zesde lid van laatstgenoemd artikel.

De beslissing op het verzoek om aanpassing dient de werkgever schriftelijk aan de medewerker mede te delen. Als de werkgever het verzoek niet of niet volledig toewijst, bijvoorbeeld door de spreiding van de uren of de aanpassing van de werktijd niet vast te stellen overeenkomstig de wensen van de medewerker, deelt de werkgever de medewerker dit onder schriftelijke opgave van de redenen mede aan de medewerker. Dit valt op te maken uit lid 8 van laatstgenoemd artikel.

Op dit punt is met ingang van 2 augustus geen wijziging aangebracht. Dit geldt dus voor alle medewerkers. Ongeacht of zij behoren tot de groep ouders en mantelzorgers of niet.

Zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen

Artikel 2 Wet flexibel werken somt enkele voorbeelden op van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen.

Bij vermindering van de arbeidsduur is volgens lid 9 van laatstgenoemd artikel in ieder geval sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang als die vermindering leidt tot ernstige problemen:

• voor de bedrijfsvoering bij de herbezetting van de vrijgekomen uren;
• op het gebied van de veiligheid; of
• van roostertechnische aard.

Bij vermeerdering van de arbeidsduur is aldus lid 10 van laatstgenoemd artikel in ieder geval sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang als die vermeerdering leidt tot ernstige problemen:

• van financiële of organisatorische aard;
• wegens het niet voorhanden zijn van voldoende werk; of
• omdat de vastgestelde formatieruimte of personeelsbegroting daartoe ontoereikend is.

Bij aanpassing van de werktijd is volgens lid 11 van artikel 2 Wet flexibel werken in ieder geval sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang als de aanpassing leidt tot ernstige problemen:

• op het gebied van veiligheid;
• van roostertechnische aard; of
• van financiële of organisatorische aard.

Op dit punt is met ingang van 2 augustus geen wijziging aangebracht. Dit geldt dus voor alle medewerkers. Ongeacht of zij behoren tot de groep ouders en mantelzorgers of niet.

Aanpassing arbeidsplaats

Voor het verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats, bijvoorbeeld om thuis te mogen werken, geldt de maatstaf van de zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen niet. Evenmin geeft de wet een opsomming van voorbeelden.

Een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats kan - anders dan het geval is bij een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur of werktijd - dus worden geweigerd op andere gronden dan zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen.

De reden daarvoor is onder meer opgenomen op pagina 9 van de Nota naar aanleiding van het verslag bij de wet, die voornoemde wijzigingen voor ouders en mantelzorgers heeft doorgevoerd (hierna: de nota).

Zoals daaruit blijkt, is die reden gelegen in de verantwoordelijkheid van de werkgever voor de arbeidsomstandigheden. Die verantwoordelijkheid geldt namelijk ook als de medewerker buiten de organisatie werkt, bijvoorbeeld thuis.

De werkgever kan daar geen toezicht op houden en kan ook geconfronteerd worden met extra kosten voor inrichting van de werkplek. Daarnaast spelen zaken als veiligheid van gegevensverkeer en de omgang met vertrouwelijke gegevens een rol. Ten aanzien van veiligheid en vertrouwelijkheid kan thuiswerken kwetsbaar zijn.

In algemene zin geldt uiteraard dat veel beroepen zich niet lenen voor thuiswerken en dat in dat geval de werkgever altijd de mogelijkheid moet hebben om een verzoek om thuis te mogen werken, na overleg met de medewerker, te weigeren.

De Wet flexibel werken schept dan ook allerminst een wettelijk recht om thuis te werken. De werkgever is wel verplicht om het verzoek serieus in overweging te nemen. Verder is de werkgever verplicht met de medewerker overleg te hebben over het verzoek als de werkgever het verzoek afwijst. Dit blijkt uit lid 6 van artikel 2 Wet flexibel werken.

Verder geldt ook voor de beslissing op het verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats - net als voor de beslissing op het verzoek om aanpassing van de arbeidsduur of werktijd - het schriftelijkheidsvereiste. Met andere woorden: de werkgever dient ook die beslissing schriftelijk aan de medewerker mede te delen.

Als de werkgever het verzoek om aanpassing niet (volledig) inwilligt door de arbeidsplaats niet (volledig) conform de wensen van de medewerker aan te passen, dan is de werkgever gehouden dit de medewerker onder schriftelijke opgave van de redenen mede te delen. Dat volgt uit lid 8 van laatstgenoemd artikel.

Ook op dit punt is met ingang van 2 augustus geen wijziging aangebracht. Dit geldt dus voor alle medewerkers. Ongeacht of zij behoren tot de groep ouders en mantelzorgers of niet.

Mogelijkheid tot herziening

De Wet flexibel werken geeft de werkgever de mogelijkheid om een beslissing en/of aanpassing te herzien. Deze herzieningsmogelijkheid ziet slechts op de beslissing en/of aanpassing van de arbeidsduur en arbeidsplaats.

Ten aanzien van de werktijden geeft de wet de werkgever geen herzieningsmogelijkheid.

Een beslissing en/of aanpassing inzake de arbeidsplaats kan worden herzien op grond van na de beslissing en/of aanpassing opgekomen belangen betreffende de arbeidsplaats.

Een beslissing en/of aanpassing inzake de arbeidsduur kan worden herzien op grond van na de beslissing en/of aanpassing opgekomen zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen.

Met andere woorden: de wet biedt beduidend ruimere mogelijkheden ten aanzien van een herziening inzake de arbeidsplaats dan ten aanzien van een herziening inzake de arbeidsduur.

Voordat een werkgever kan overgaan tot herziening van een beslissing en/of aanpassing dient de werkgever eerst overleg te plegen met de medewerker. Een beslissing tot herziening dient schriftelijk mede gedeeld te worden aan de medewerker, voorzien van een motivering.

Ook voor dit punt geldt dat hierin met ingang van 2 augustus geen wijziging is aangebracht. Dit geldt dus voor alle medewerkers. Ongeacht of zij behoren tot de groep ouders en mantelzorgers of niet.

Termijnen binnen de Wet flexibel werken

De medewerker moet minimaal 26 weken in dienst zijn op de gewenste ingangsdatum van de aanpassing.

Voor de berekening van de termijn van 26 weken worden perioden waarin arbeid wordt verricht, die elkaar opvolgen met een onderbreking van niet meer dan zes maanden, samengeteld.

Ook worden perioden waarin arbeid wordt verricht voor verschillende werkgevers, die ten aanzien van de verrichte arbeid redelijkerwijs geacht moeten worden elkaars opvolger te zijn, samengeteld als deze perioden elkaar opvolgen met een onderbreking van niet meer dan zes maanden.

Het moment waarop het verzoek ingediend moet worden, is twee maanden voorafgaand aan de gewenste ingangsdatum.

De medewerker kan pas weer een verzoek doen een jaar nadat het verzoek is ingewilligd of afgewezen. Zoals hiervoor uiteengezet geldt deze beperking vanaf 2 augustus niet meer voor ouders en mantelzorgers.

Overige vereisten verzoek

Het verzoek om aanpassing moet schriftelijk worden gedaan onder vermelding van de gewenste ingangsdatum en de gewenste aanpassing.

Dit geldt zowel voor verzoeken om aanpassing van de arbeidsduur als voor verzoeken om aanpassing van de werktijd of arbeidsplaats. Dit brengt dus mee dat de medewerker dient te vermelden welke omvang van de arbeidsduur is gewenst, welke arbeidsplaats is gewenst of wat de gewenste werktijd en spreiding van de werktijd is.

De werkgever dient na overleg een maand voor de gewenste ingangsdatum te beslissen op het verzoek. De werkgever dient de beslissing schriftelijk mede te delen aan de medewerker.

Beslist een werkgever niet tijdig, dan is het verzoek conform de wensen van de medewerker ingewilligd. Als de werkgever het verzoek niet (volledig) inwilligt, dient de werkgever de redenen daarvoor schriftelijk aan de medewerker mede te delen.

Ook op dit punt is met ingang van 2 augustus geen wijziging aangebracht. Dit geldt dus voor alle medewerkers. Ongeacht of zij behoren tot de groep ouders en mantelzorgers of niet.

Onvoorziene omstandigheden

Als sprake is van onvoorziene omstandigheden beslist de werkgever binnen vijf werkdagen op het verzoek van de medewerker.

Afwijkingen van wettelijke regeling

Het is mogelijk om bij CAO af te wijken van de wettelijke regeling ten aanzien van vermeerdering van de arbeidsduur. Ten aanzien van vermindering van de arbeidsduur is afwijking bij CAO niet mogelijk. Verder is het mogelijk om bij CAO af te wijken van de aanpassing van de arbeidsplaats en werktijden.

Als geen CAO van toepassing is of wel een CAO van toepassing is, maar die CAO terzake niets regelt, kan de werkgever ten aanzien van de vermeerdering van de arbeidsduur of de aanpassing van de arbeidsplaats en werktijden ook schriftelijke overeenstemming bereiken met de ondernemingsraad of, bij het ontbreken daarvan, met de personeelsvertegenwoordiging.

Deze afwijkingsmogelijkheden van de wettelijke regeling gelden vanaf 2 augustus niet meer in geval sprake is van een verzoek van een medewerker, die behoort tot de groep ouders en mantelzorgers.

Niet van toepassing op kleine werkgevers

Artikel 2 Wet flexibel werken is niet van toepassing op werkgevers met minder dan 10 medewerkers. Deze dienen een regeling te treffen met betrekking tot het recht van de medewerkers op aanpassing van de arbeidsduur. Dat blijkt uit lid 18 van artikel 2 Wet flexibel werken.

Werkgevers met minder dan 10 medewerkers zijn niet gebonden aan de wettelijke bepalingen inzake het behandelen van en beslissen op verzoeken van medewerkers om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd.

Dit betekent bijvoorbeeld dat werkgevers met minder dan 10 medewerkers een verzoek van een medewerker om meer uren te werken ook mag afwijzen om andere redenen dan zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Dat blijkt bijvoorbeeld expliciet uit pagina 18 van de nota.

Ook deze uitzondering geldt vanaf 2 augustus niet voor een verzoek van een medewerker, de behoort tot de groep ouders en mantelzorgers. Voor hen geldt dat de werkgever gewoon de wettelijke regeling zal moeten toepassen.

Deels niet van toepassing op AOW-gerechtigde medewerkers

De Wet flexibel werken is niet van toepassing ten aanzien van de aanpassing van de arbeidsduur voor de AOW-gerechtigde medewerker. Wel geldt de wet voor de AOW-gerechtigde medewerker ten aanzien van de aanpassing van de arbeidsplaats of werktijd.

Ook hiervoor geldt weer een uitzondering voor medewerkers, die behoren tot de groep ouders en mantelzorgers. Voor ouders en mantelzorgers gelden vanaf 2 augustus de vereisten ten aanzien van de aanpassing van de arbeidsduur ongeacht of sprake is van een AOW-gerechtigde medewerker of een niet AOW-gerechtigde medewerker.

Overige verschillen voor AOW-gerechtigde medewerkers

Het verschil ten aanzien van de aanpassing van de arbeidsduur is niet het enige verschil dat geldt voor AOW-gerechtigde medewerkers. Er gelden namelijk sinds 1 januari 2016 ook enkele wijzigingen op het gebied van ontslagrecht voor AOW-gerechtigde medewerkers.

Ook is sinds laatstgenoemde datum de loondoorbetalingsverplichting ingeperkt voor AOW-gerechtigde medewerkers en zijn de reïntegratieverplichtingen voor AOW-gerechtigde medewerkers verlicht.

Verder gelden er nog enkele andere verschillen met betrekking tot AOW-gerechtigde medewerkers met ingang van laatstgenoemde datum. Deze verschillen zijn ingegeven door de op 1 januari 2016 in werking getreden Wet Werken na de AOW-gerechtigde leeftijd en opgenomen in mijn blog wijzigingen voor werkende AOW'ers.

Arbeidsrecht advocaat Rotterdam

Wil je persoonlijke hulp? Zoek je een arbeidsrecht advocaat in Rotterdam? Gebruik onze handige checklist wie is de beste arbeidsrecht advocaat in Rotterdam voor jou. Als ik de beste arbeidsrecht advocaat ben voor jou bel me dan voor een gratis intake gesprek op 010-2600088 of laat mij jou bellen voor een gratis intake gesprek.