Voor de werkgever gold voorafgaand aan 1 augustus 2022 (hierna: 1 augustus) al een informatieplicht met betrekking tot verschillende arbeidsvoorwaarden. Bijvoorbeeld de verplichting om de plaats(en) waar de medewerker zijn of haar werkzaamheden verricht te vermelden, de aanspraak op vakantie en of de medewerker al dan niet gaat deelnemen aan een pensioenregeling.
De informatieplicht voor de werkgever is opgenomen in artikel 7:655 BW. Met ingang van 1 augustus is artikel 7:655 BW en daarmee de informatieplicht van de werkgever uitgebreid als gevolg van inwerkingtreding van de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden (hierna: de wet of deze wet).
Verder is voor een gedeelte van de arbeidsvoorwaarden het moment waarop de medewerker daarover moet worden geïnformeerd vervroegd als gevolg van deze wet. De wet implementeert – zoals blijkt uit de titel van de wet - de EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden (hierna: de richtlijn).
Hieronder ga ik eerst in algemene zin in op de manier waarop vanaf 1 augustus aan de informatieplicht kan worden voldaan. Vervolgens zet ik per arbeidsvoorwaarde uiteen hoe de werkgever met ingang van laatstgenoemde datum kan voldoen aan de informatieplicht en wanneer de werkgever daaraan uiterlijk moet voldoen.
Ook geef ik per arbeidsvoorwaarde aan of de werkgever iets moet wijzigen en zo ja, hoe de werkgever daarvoor kan zorg dragen.
Manier waarop aan informatieplicht kan worden voldaan
De opgave van de gegevens moet schriftelijk plaatsvinden of elektronisch. Als de opgave schriftelijk plaatsvindt, moet deze door de werkgever worden ondertekend. Als de opgave elektronisch wordt verstrekt, dient deze voorzien te zijn van een gekwalificeerde handtekening. Dat wil zeggen een handtekening als bedoeld in artikel 3, onderdeel 12, van EU-verordening nr. 910/2014.
In geval van een elektronische opgave is de werkgever verplicht zorg te dragen voor een dusdanige opgave dat deze door de medewerker kan worden opgeslagen en afgedrukt. Verder dient de werkgever ervoor zorg te dragen dat de opgave voor de medewerker toegankelijk blijft, zodat de medewerker deze ook nog op een later moment kan raadplegen. Het verstrekken van een elektronische opgave is slechts toegestaan als de medewerker hiermee uitdrukkelijk heeft ingestemd.
De werkgever dient een bewijs van overdracht of ontvangst van de opgave te bewaren. Voor zover de informatie wordt opgenomen in een schriftelijke arbeidsovereenkomst (hierna: arbeidsovereenkomst) kan de handtekening van de medewerker onder de arbeidsovereenkomst dienst doen als een dergelijk bewijs.
Voor informatie die is opgenomen in een CAO, regeling door of namens een daartoe bevoegd bestuursorgaan (hierna: regeling) en/of arbeidsvoorwaardenhandboek, waarbij in de arbeidsovereenkomst hiernaar wordt verwezen kan de handtekening van de medewerker onder de arbeidsovereenkomst eveneens dienst doen als een dergelijk bewijs.
Voor zover de informatie op een andere manier wordt verstrekt, zou er bijvoorbeeld voor kunnen worden gekozen om de medewerker het betreffende document te laten ondertekenen voor ontvangst. Een andere optie is verzending van de informatie per e-mail met een ontvangstbevestiging.
Informatieplicht inzake naam, woonplaats, functie en datum indiensttreding
De informatieplicht met betrekking tot de naam en woonplaats van partijen blijft ongewijzigd. Net als voorafgaand aan 1 augustus dient de werkgever de naam en woonplaats van de werkgever en de medewerker te vermelden. Het moment waarop deze gegevens verstrekt dienen te worden, is wel gewijzigd.
Tot 1 augustus diende de werkgever de medewerker hierover te informeren binnen een maand na aanvang van de werkzaamheden of zoveel eerder als de arbeidsovereenkomst eindigt (hierna: binnen een maand). Sinds laatstgenoemde datum dient de werkgever de medewerker hierover binnen een week na aanvang van de werkzaamheden (hierna: binnen een week) te informeren.
Hetzelfde geldt voor de datum indiensttreding en de functie van de medewerker of de aard van zijn of haar werkzaamheden. Die gegevens diende de werkgever tot 1 augustus ook al te verstrekken, maar daar had de werkgever toen een maand de tijd voor. Nu dient de werkgever deze gegevens nog steeds te verstrekken, maar heeft de werkgever daar nog maar een week de tijd voor.
Impact informatieplicht inzake naam, woonplaats, functie en dergelijke
Voor de meeste werkgevers zal de wijziging van het tijdstip waarop deze gegevens verstrekt dienen te worden geen probleem vormen. Voor deze gegevens geldt namelijk dat de werkgever die kan verstrekken door deze in een arbeidsovereenkomst op te nemen. De meeste werkgevers nemen deze gegevens ook op in een arbeidsovereenkomst.
De meeste werkgevers dragen er zorg voor dat de arbeidsovereenkomst door de werkgever en de medewerker is ondertekend – en dus voorafgaand daaraan aan de medewerker is verstrekt – voordat de medewerker zijn of haar werkzaamheden aanvangt. Dan is voldaan aan de informatieplicht. Mocht jij hiervoor nog niet zorg dragen, dan raad ik je aan dit voortaan wel te doen.
Informatieplicht inzake plaats verrichten werkzaamheden
Tot 1 augustus was de informatieplicht met betrekking tot de plaats van de werkzaamheden beperkt tot een vermelding van de plaats waar of van waaruit de medewerker zijn of haar werkzaamheden verrichtte. Als de werkzaamheden niet (hoofdzakelijk) op een vaste plaats worden verricht, heeft de werkgever vanaf 1 augustus de verplichting om te vermelden dat de medewerker zijn of haar werkzaamheden op verschillende plaatsen verricht of – als dat het geval is – dat de medewerker vrij is zijn of haar werkplek te bepalen.
Ook voor deze gegevens geldt dat de werkgever deze tot 1 augustus binnen een maand aan de medewerker diende te verstrekken. Sinds laatstgenoemde datum dient de werkgever de medewerker hierover binnen een week te informeren.
Impact informatieplicht inzake plaats verrichten werkzaamheden
Ook voor deze gegevens geldt dat de wijziging voor de meeste werkgevers geen probleem zal vormen. Ook voor deze gegevens geldt namelijk dat de werkgever die kan verstrekken door deze in een arbeidsovereenkomst op te nemen. De meeste werkgevers namen tot 1 augustus de plaats waar of van waaruit de medewerker zijn of haar werkzaamheden verrichtte op in de arbeidsovereenkomst.
De werkgever kan voor werkzaamheden die niet (hoofdzakelijk) op een vaste plaats worden verricht, de arbeidsovereenkomst eenvoudig aanpassen door te vermelden dat de medewerker zijn of haar werkzaamheden op verschillende plaatsen verricht of – als dat het geval is – dat de medewerker vrij is zijn of haar werkplek te bepalen.
Als de arbeidsovereenkomst voorafgaand aan de aanvang daarvan is ondertekend door de werkgever en de medewerker heeft de werkgever ook op dit punt voldaan aan de informatieplicht.
Informatieplicht inzake tijdelijk contract
De informatieplicht met betrekking tot een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd blijft ongewijzigd. Net als voorafgaand aan 1 augustus dient de werkgever de duur van de arbeidsovereenkomst of de einddatum te vermelden.
Wel geldt ook voor deze gegevens weer een wijziging van het moment waarop deze moeten worden verstrekt door de werkgever. Tot 1 augustus had de werkgever hiervoor een maand de tijd. Vanaf 1 augustus is dat een week.
Voor wat betreft de manier waarop deze gegevens verstrekt kunnen worden, geldt hetzelfde als uiteengezet met betrekking tot de naam, woonplaats, functie en dergelijke. Ofwel: de werkgever kan deze gegevens verstrekken door deze in een arbeidsovereenkomst op te nemen.
Impact informatieplicht inzake tijdelijk contract
Omdat voor de meeste werkgevers geldt dat zij ook deze gegevens opnemen in een arbeidsovereenkomst en dat zij ervoor zorg dragen dat de arbeidsovereenkomst is ondertekend voordat de medewerker zijn of haar werkzaamheden aanvangt, zal deze wijziging voor hen geen probleem vormen. Mocht jij hiervoor nog niet zorg dragen, dan raad ik je aan dit voortaan wel te doen.
Overigens merk ik terzijde op dat het raadzaam is in de arbeidsovereenkomst slechts de duur van de arbeidsovereenkomst op te nemen of de einddatum. Niet allebei.
Regelmatig beoordeel ik arbeidsovereenkomsten. Waaronder arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd. Het komt nogal eens voor dat ik arbeidsovereenkomsten zie waarin zowel de duur van de arbeidsovereenkomst als de einddatum is opgenomen.
Helaas gaat dat in de praktijk weleens fout. Bijvoorbeeld doordat de datum indiensttreding op een later moment wordt gewijzigd, terwijl de duur van de arbeidsovereenkomst en de einddatum niet worden gewijzigd. Dan komt de duur van de arbeidsovereenkomst niet (meer) overeen met de periode die ligt tussen de datum indiensttreding en de einddatum. Daardoor kan discussie ontstaan of de arbeidsovereenkomst van rechtswege eindigt en zo ja, wanneer.
Een dergelijke discussie kan eenvoudig voorkomen worden door in de arbeidsovereenkomst slechts de duur van de arbeidsovereenkomst of de einddatum op te nemen. Dat is wat ik doe. Voor het geval jij dit nu nog niet doet, raad ik je aan dit voortaan ook te doen.
Informatieplicht inzake vakantie en overig betaald verlof
Tot 1 augustus was het voldoende als de werkgever de aanspraak op vakantie vermeldde of de manier waarop de aanspraak daarop kon worden berekend. Met ingang van 1 augustus wordt dit uitgebreid met ander betaald verlof waarop de medewerker recht heeft. Bijvoorbeeld ouderschapsverlof, calamiteitenverlof en zwangerschapsverlof.
Deze gegevens dient de werkgever uiterlijk binnen een maand aan de medewerker te verstrekken.
Deze gegevens mogen zijn opgenomen in een arbeidsovereenkomst, CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling, waarbij in dat laatste geval kan worden volstaan met een verwijzing naar de CAO, het arbeidsvoorwaardenhandboek en/of de regeling (hierna: een verwijzing).
Het verdient de voorkeur om te verwijzen naar specifieke bepalingen. Verwijzen naar de volledige CAO, het volledige arbeidsvoorwaardenhandboek en/of de volledige regeling zou – gezien de Memorie van Antwoord bij de wet (hierna: MvA) – wellicht ook voldoende zijn.
Uit de MvA lijkt zelfs te volgen dat verwijzen naar de toepasselijke wet voldoende is. De toepasselijke wet is de Wet arbeid en zorg. Het is echter niet zeker of verwijzen daarnaar voldoende is.
Voor wat betreft betaald verlof is op dit punt namelijk niets opgenomen in de MvA en evenmin in de Memorie van Toelichting bij de wet (hierna: MvT).
Echter, met betrekking tot de proeftijd en de procedureregels omtrent ontslag is expliciet, namelijk op pagina 2 respectievelijk 1 en 4 van de MvA, opgenomen dat verwijzen naar titel 10 van boek 7 BW volstaat. Verwijzen naar specifieke bepalingen wordt als optie genoemd. Dat is dus niet verplicht volgens de MvA.
Als voor de proeftijd en de procedureregels omtrent ontslag kan worden volstaan met verwijzen naar titel 10 van boek 7 BW is goed verdedigbaar dat voor het betaald verlof kan worden volstaan met verwijzen naar de Wet arbeid en zorg. Titel 10 van boek 7 BW ziet immers op de arbeidsovereenkomst in het algemeen en dus niet slechts op de proeftijd en/of ontslag.
In lijn hiermee zou voor betaald verlof verwijzen naar de volledige CAO, het volledige arbeidsvoorwaardenhandboek, de volledige Wet arbeid en zorg en/of de volledige regeling voldoende kunnen zijn.
Ik raad echter aan om te verwijzen naar specifieke bepalingen. Het is namelijk de vraag of het verwijzen naar de volledige documenten wel voldoende is. Voor betaald verlof wordt namelijk – anders dan voor de proeftijd en ontslag - niet (expliciet) de mogelijkheid genoemd om te verwijzen naar een wet.
Bovendien is het de vraag of het verwijzen naar volledige documenten in plaats van specifieke bepalingen in lijn is met de richtlijn, die de wet implementeert. Volgens artikel 4 lid 3 van de richtlijn is voor gegevens als deze verwijzen naar wettelijke bepalingen of collectieve overeenkomsten, die voor die punten gelden, voldoende.
Verwijzen naar een volledig document lijkt niet in overeenstemming met de terminologie “wettelijke bepalingen”. Wettelijke bepalingen lijkt immers te zien op een beperkt aantal bepalingen. Niet op een volledige wet. Wat betreft CAO’s wordt verwezen naar collectieve overeenkomsten. Ofwel meerdere CAO’s. Samen met de woordcombinatie “op die punten” valt niet uit te sluiten dat uitgangspunt is dat er sprake is van meerdere toepasselijke CAO’s.
Mogelijk is uitgangspunt dat per arbeidsvoorwaardengroep een CAO van toepassing is. Dat is in Nederland echter niet gebruikelijk. Afgezien van bepalingen die zien op een sociaal fonds zijn over het algemeen alle arbeidsvoorwaarden opgenomen in één CAO.
Er dient dan ook rekening gehouden te worden met de omstandigheid dat een richtlijnconforme interpretatie van de wet verwijzen naar specifieke bepalingen vereist. Daarom raad ik aan daarvoor zorg te dragen.
Impact informatieplicht inzake vakantie en overig betaald verlof
Voor grotere werkgevers zal deze wijziging over het algemeen geen probleem vormen. Zij hebben over het algemeen het wettelijk betaald verlof en eventueel anderszins betaald verlof net als de regels omtrent onbetaald verlof opgenomen in een CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling.
Wel zal in de arbeidsovereenkomst vermoedelijk nog niet worden verwezen naar specifieke bepalingen. Het is raadzaam daar alsnog voor zorg te dragen.
Voor kleine en middelgrote werkgevers met een CAO, regeling en/of arbeidsvoorwaardenhandboek geldt hetzelfde ervan uitgaande dat daarin al het betaalde verlof is opgenomen.
Als de arbeidsovereenkomst met daarin een verwijzing voorafgaand aan de aanvang daarvan is ondertekend door de werkgever en de medewerker heeft de werkgever ook op dit punt voldaan aan de informatieplicht.
Als in de CAO, de regeling en/of het arbeidsvoorwaardenhandboek niet al het betaald verlof is opgenomen en/of geen verwijzing daarnaar, dan zal dit alsnog moeten gebeuren.
Voor kleine en middelgrote werkgevers waarvoor geen CAO geldt en die ook (nog) geen arbeidsvoorwaardenhandboek hebben, is het wellicht raadzaam om ervoor te kiezen om alsnog een arbeidsvoorwaardenhandboek op te (laten) stellen, waarin onder andere het betaalde verlof is opgenomen. Als in de arbeidsovereenkomst vervolgens daarnaar wordt verwezen, voldoet de werkgever aan de informatieplicht.
Als het (laten) opstellen van een arbeidsvoorwaardenhandboek (nog) niet gewenst is, kan het raadzaam zijn om een informatiememorandum op te (laten) stellen, waarin onder andere het betaalde verlof is opgenomen.
Vanzelfsprekend is het ook mogelijk om het betaald verlof – net zoals als het goed is gebeurd met betrekking tot de aanspraak op vakantie – op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Echter, dan wordt de arbeidsovereenkomst waarschijnlijk wel een zeer lijvig document. Om dat laatste te voorkomen zou verwezen kunnen worden naar specifieke wettelijke bepalingen.
De arbeidsovereenkomst zou bijvoorbeeld aangevuld kunnen worden met onderstaande bepaling:
“Naast de hiervoor genoemde aanspraak op vakantiedagen heeft Medewerker mogelijk ook recht op andere vormen van (betaald) verlof, zoals opgenomen in de verschillende hoofdstukken van de Wet arbeid en zorg, te weten:
- zwangerschaps- en bevallingsverlof, adoptieverlof en/of pleegzorgverlof conform hoofdstuk 3;
- calamiteitenverlof, ander kort verzuim verlof en geboorteverlof conform hoofdstuk 4;
- kort en langdurend zorgverlof conform hoofdstuk 5;
- ouderschapsverlof conform hoofdstuk 6.
Meer informatie over de verschillende vormen van (betaald) verlof zijn opgenomen in de hiervoor genoemde hoofdstukken van de Wet arbeid en zorg.”
Vindplaats/link Wet arbeid en zorg
In laatstgenoemde bepaling zou de vindplaats vermeld kunnen worden en/of – zoals ik hiervoor heb gedaan - de woordcombinatie “Wet arbeid en zorg” kunnen worden voorzien van een link naar de Wet arbeid en zorg. Het is raadzaam als vindplaats/link te kiezen voor de Wet arbeid en zorg, zoals die is opgenomen op de website van de overheid.
Dat betreft namelijk de officiële website wat betreft deze informatie. Er zijn genoeg andere websites die ook wetten publiceren, maar die zijn niet altijd up to date. Het is van belang om te kiezen voor een vindplaats/link, die als het goed is steeds up to date is. Dat kan door de vindplaats/link te gebruiken van de website van de overheid, die steeds naar de meest recente versie van de wet verwijst.
De website van de overheid biedt zowel de mogelijkheid om een link te maken naar een artikel of wet op een bepaalde datum als de mogelijkheid om een link te maken naar een artikel of wet dat steeds up to date is. De link voor de Wet arbeid en zorg die - als het goed is - steeds up to date is, betreft de volgende link: http://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0013008
Arbeidsvoorwaardenhandboek of informatiememorandum
Het nadeel van verwijzen naar wetsartikelen is dat de meeste wetten niet gemakkelijk leesbaar zijn voor niet-juristen. Het zou dan ook kunnen dat nog steeds niet duidelijk is welke aanspraken de medewerker heeft. Als het gewenst is om dat inzichtelijker te maken, is het raadzaam deze informatie toch op te nemen in een arbeidsvoorwaardenhandboek of informatiememorandum.
Het is ook praktisch voor de werkgever. De werkgever kan dan immers in het eigen arbeidsvoorwaardenhandboek of informatiememorandum opzoeken wat heeft te gelden in een bepaalde situatie. Ook voor de meeste werkgevers geldt immers dat wetten over het algemeen niet gemakkelijk leesbaar zijn.
Vanzelfsprekend kan de werkgever de informatie proberen te vinden via Google of een andere zoekmachine, maar dan bestaat het risico dat de werkgever op verouderde en/of onjuiste informatie stuit. Als de werkgever het arbeidsvoorwaardenhandboek of informatiememorandum up to date houdt, heeft de werkgever dat probleem niet en altijd de juiste informatie bij de hand.
Daar komt bij dat – als de regelgeving omtrent het betaald verlof wijzigt – het veel eenvoudiger is om het arbeidsvoorwaardenhandboek of informatiememorandum te wijzigen dan alle medewerkers weer een nieuwe arbeidsovereenkomst te geven en te laten ondertekenen.
Als het arbeidsvoorwaardenhandboek op de juiste manier is geïncorporeerd in de arbeidsovereenkomst en de manier waarop wordt verwezen naar het arbeidsvoorwaardenhandboek klopt is dat de meest eenvoudige manier om wijzigingen door te voeren.
Rekening houden met toekomstige wijzigingen
Het is van belang om bij het opstellen en/of wijzigen van de arbeidsovereenkomst, CAO, regeling en/of het arbeidsvoorwaardenhandboek zoveel als mogelijk rekening te houden met eventuele toekomstige wijzigingen.
Bijvoorbeeld door niet te verwijzen naar specifieke artikelen, maar naar hoofdstukken en/of afdelingen en de nummering daarvan steeds zoveel als mogelijk intact te houden. Ook als de inhoud daarvan wijzigt.
Ga daarom altijd na wat de meest raadzame manier van verwijzen is. Als je invloed kunt uitoefenen op de manier waarop de CAO, regeling en/of het arbeidsvoorwaardenhandboek is vormgegeven door bijvoorbeeld meer met hoofdstukken te werken en/of artikelen overzichtelijker in te delen, doe dat dan.
Op die manier wordt de kans dat je in je arbeidsovereenkomst verwijst op een manier, die ook nog correct is nadat wijzigingen zijn aangebracht in de CAO, regeling en/of het arbeidsvoorwaardenhandboek namelijk beduidend groter.
Als je dat niet doet, loop je het risico dat je steeds de arbeidsovereenkomst moet aanpassen op wijzigingen in de CAO, regeling en/of het arbeidsvoorwaardenhandboek en dat je er ook steeds weer voor moet zorgen dat deze door de medewerkers wordt ondertekend.
Dat kost veel tijd en dus geld en maakt dat een belangrijk voordeel van het hebben van een CAO, regeling en/of arbeidsvoorwaardenhandboek komt te vervallen.
Informatieplicht inzake ontslag
Tot 1 augustus gold dat het voldoende was als de werkgever voor wat betreft ontslag de duur van de door de werkgever en de medewerker in acht te nemen opzegtermijn vermeldde of de manier waarop die opzegtermijn berekend kon worden. Vanaf 1 augustus is dit niet langer voldoende.
De werkgever dient met ingang van 1 augustus de procedure, met inbegrip van de vereisten, de opzegtermijn van de werkgever en de opzegtermijn van de medewerker te vermelden. Als de duur van de opzegtermijnen op het moment waarop de informatie wordt verstrekt niet kan worden gegeven, dient te worden vermeld hoe de opzegtermijnen worden vastgesteld.
Deze gegevens dient de werkgever uiterlijk binnen een maand aan de medewerker te verstrekken.
Ook voor deze gegevens geldt dat deze mogen zijn opgenomen in een arbeidsovereenkomst, CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling, waarbij in dat laatste geval kan worden volstaan met een verwijzing.
Uit de MvT blijkt niet duidelijk welke informatie de werkgever precies omtrent ontslag dient te verstrekken aan de medewerker. Daaruit blijkt slechts dat de werkgever de medewerker dient te informeren over de opzegtermijn, de vereisten voor eenzijdige beëindiging van de arbeidsovereenkomst en de beroepstermijn in geval van ontslag. Dat laatste blijkt bijvoorbeeld uit pagina 19 van de MvT.
Het blijkt niet (expliciet) uit de MvT, maar het lijkt logisch dat ook overige relevante termijnen in verband met de beëindiging van de arbeidsovereenkomst vermeld dienen te worden. Tevens lijkt het voor de hand te liggen dat het noodzakelijk is enige informatie te verstrekken over het verloop van de verschillende ontslagprocedures. Inclusief de mogelijkheid van (hoger) beroep en cassatie.
Ook hiervoor geldt dat een verwijzing naar de volledige CAO, het volledige arbeidsvoorwaardenhandboek en/of de volledige regeling – gezien de MvA – wellicht voldoende zou zijn. Het is echter niet zeker of dit voldoende is.
Met betrekking tot de procedureregels omtrent ontslag is immers – zoals hiervoor uiteengezet - op pagina 1 en 4 van de MvA opgenomen dat verwijzen naar titel 10 van boek 7 BW volstaat. Dat verwijzen naar specifieke bepalingen een optie is, maar niet verplicht.
Expliciet wordt opgemerkt dat de ontslaggronden niet hoeven te worden opgenomen. In lijn hiermee zou een verwijzing naar de volledige CAO, het volledige arbeidsvoorwaardenhandboek, en/of de volledige regeling voldoende kunnen zijn.
Het is echter – zoals hiervoor uiteengezet - de vraag of deze verwijzing voldoet aan de richtlijn, die deze wet implementeert. De richtlijn staat toe dat de werkgever volstaat met het verwijzen naar wettelijke bepalingen en CAO’s op die punten. Echter, CAO’s, arbeidsvoorwaardenhandboeken, regelingen en titel 10 van boek 7 BW omvatten veel meer bepalingen dan slechts bepalingen, die zien op ontslag. Bovendien zijn niet alle regels omtrent ontslag opgenomen in titel 10 van boek 7 BW.
De regels omtrent bedrijfseconomisch ontslag zijn immers opgenomen in uitvoeringsregels van het UWV. Hetzelfde geldt voor ontslag na langdurige arbeidsongeschiktheid. Verder zijn procedureregels omtrent ontbindingsprocedures opgenomen in procesreglementen. Ook gelden regels waaraan termijnen zijn verbonden, die zijn opgenomen in de Wet melding collectief ontslag.
Uit de MvA blijkt dat het niet noodzakelijk is daar ook naar te verwijzen. Naar al deze documenten verwijzen, zou het ook niet bijzonder overzichtelijk maken. In deze regels zijn namelijk allerlei bepalingen opgenomen. Niet al deze bepalingen zijn steeds relevant. Voor een groot gedeelte van deze regels geldt bovendien dat daarnaar niet behoeft te worden verwezen. Niet volgens de MvA, maar ook niet volgens de richtlijn.
Verwijzen naar de volledige uitvoeringsregels, volledige procesreglementen en de volledige Wet melding collectief ontslag zou het ook niet echt transparant maken. Dat geldt echter ook voor hetgeen de MvA voorstelt, namelijk slechts verwijzen naar titel 10 van boek 7 BW. In die titel zijn immers ook allerlei bepalingen opgenomen die niets van doen hebben met ontslag.
Verwijzen naar enkele artikelen uit titel 10 van boek 7 BW, de uitvoeringsregels, de procesreglementen en de Wet melding collectief ontslag levert echter ook geen transparantie op. Die artikelen moeten immers allemaal in samenhang met elkaar worden gelezen. Zonder uitleg zal die samenhang voor de meeste niet-juristen niet duidelijk zijn.
Impact informatieplicht inzake ontslag
Het door de werkgever zelf verstrekken van informatie over ontslag - dus zonder te verwijzen naar wettelijke bepalingen - verdient de voorkeur. Over het algemeen zal dit noodzaken tot wijzigingen in de CAO, regeling en/of het arbeidsvoorwaardenhandboek.
Vanwege het risico dat verwijzen naar de volledige CAO, het volledige arbeidsvoorwaardenhandboek en/of de volledige regeling niet voldoende is, raad ik aan om - zoals hiervoor uiteengezet - in de arbeidsovereenkomst te verwijzen naar specifieke bepalingen.
Voor werkgevers voor wie geen CAO geldt en die ook (nog) geen arbeidsvoorwaardenhandboek hebben, geldt wederom dat het wellicht raadzaam is om ervoor te kiezen om alsnog een arbeidsvoorwaardenhandboek op te (laten) stellen, waarin onder andere de regels omtrent ontslag zijn opgenomen.
Als het (laten) opstellen van een arbeidsvoorwaardenhandboek (nog) niet gewenst is, kan het raadzaam zijn om een informatiememorandum op te (laten) stellen, waarin onder andere de regels omtrent ontslag zijn opgenomen.
Uiteraard is het ook mogelijk om de regels omtrent ontslag op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Echter, dan wordt – zoals hiervoor uiteengezet - de arbeidsovereenkomst waarschijnlijk wel een zeer lijvig document. Ook voor het ontslag geldt dat – om dit te voorkomen - zoveel als mogelijk verwezen zou kunnen worden naar wettelijke bepalingen.
Zoals hiervoor uiteengezet, leidt dit helaas niet tot de gewenste duidelijkheid en is dit mogelijk niet in lijn met de richtlijn. Als desondanks gekozen wordt voor verwijzen naar titel 10 van boek 7 BW, raad ik aan niet naar de volledige titel te verwijzen, maar slechts naar afdeling 9 daarvan. Dat is namelijk de afdeling die ziet op het einde van de arbeidsovereenkomst.
Dan zou bijvoorbeeld de volgende bepaling opgenomen kunnen worden in de arbeidsovereenkomst:
“Als Werkgever de arbeidsovereenkomst (tussentijds) wil beëindigen, gelden daarvoor de regels, zoals opgenomen in afdeling 9 van titel 10 van boek 7 BW genaamd “Einde van de arbeidsovereenkomst”. In het bijzonder de artikelen 669 tot en met 686a.”
Daarbij kan dan de vindplaats/link worden vermeld/geplaatst van de betreffende afdeling. Een vindplaats/link die - als het goed is - steeds verwijst naar bepalingen die up to date zijn. Dat betreft de volgende vindplaats/link: http://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0005290&boek=7&titeldeel=10&afdeling=9
Desgewenst zou de bepaling uitgebreid kunnen worden met de overige hiervoor genoemde regels omtrent ontslag. Dan zou bijvoorbeeld de volgende bepaling opgenomen kunnen worden in de arbeidsovereenkomst:
“Als Werkgever de arbeidsovereenkomst (tussentijds) wil beëindigen, gelden daarvoor de regels, zoals opgenomen in afdeling 9 van titel 10 van boek 7 BW genaamd “Einde van de arbeidsovereenkomst”. In het bijzonder de artikelen 669 tot en met 686a. Daarnaast zijn de volgende regels van belang:
- de Uitvoeringsregels Ontslag om bedrijfseconomische redenen van het UWV als sprake is van een ontslag om bedrijfseconomische reden;
- de Wet melding collectief ontslag als sprake is van een collectief bedrijfseconomisch ontslag;
- de Uitvoeringsregels langdurige arbeidsongeschiktheid van het UWV als sprake is van een ontslag vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid;
- de procesreglementen van de rechtbank als sprake is van ontslag om andere redenen dan om bedrijfseconomische redenen en/of langdurige arbeidsongeschiktheid of in beroep wordt gaan tegen de beslissing van het UWV in een ontslagprocedure om bedrijfseconomische redenen en/of langdurige arbeidsongeschiktheid. Voor medewerkers die geen statutair directeur zijn betreft dit niet het reguliere procesreglement van de rechtbank inzake verzoekschriftprocedures, maar het procesreglement inzake verzoekschriftprocedures van de sector kanton;
- het procesreglement van het gerechtshof als hoger beroep wordt ingesteld tegen een uitspraak van de rechtbank. Dat geldt ongeacht of de uitspraak afkomstig is van de sector kanton of niet;
- het procesreglement van de Hoge Raad als cassatie wordt ingesteld tegen een uitspraak van het gerechtshof.”
Helaas geldt voor de uitvoeringsregels en de procesreglementen dat ik genoodzaakt was naar meer algemene webpagina's te verwijzen. Voor die documenten geldt namelijk niet dat het mogelijk is om een link/vindplaats te bemachtigen van het betreffende document, waarbij het document steeds up to date wordt gehouden.
Wanneer voor deze documenten wordt gekozen voor een link naar/vindplaats van het betreffende document, dan betreft dit steeds een document van een bepaalde datum. Na verloop van tijd is die link/vindplaats dus achterhaald. Daarom heb ik ervoor gekozen om te verwijzen naar meer algemene webpagina's waarop de documenten zijn te vinden.
Zoals hiervoor aangegeven, kan niet worden uitgesloten dat een richtlijnconforme interpretatie van de wet noopt tot het verstrekken van uitgebreidere informatie. Het opnemen van informatie omtrent ontslag in een arbeidsvoorwaardenhandboek of informatiememorandum verdient daarom de voorkeur.
Zoals hiervoor uiteengezet, is het ook mogelijk om deze informatie op te nemen in de arbeidsovereenkomst, maar wordt dit dan wel een zeer lijvig document.
Informatieplicht inzake salaris
Ook voor wat betreft de informatieplicht omtrent het salaris zijn enkele wijzigingen doorgevoerd. Tot 1 augustus kon de werkgever volstaan met het vermelden van het salaris, de termijn van uitbetaling en – als het salaris afhankelijk is van de uitkomsten van de te verrichten arbeid - de per dag of per week aan te bieden hoeveelheid arbeid, de prijs per stuk en de tijd die redelijkerwijs met de uitvoering is gemoeid.
Vanaf 1 augustus wordt daaraan toegevoegd de verplichting om het startsalaris te vermelden, om de overige salariscomponenten te vermelden en de manier van uitbetaling. Wat betreft overige salariscomponenten kan bijvoorbeeld gedacht worden aan vergoedingen voor meer- en overuren, bonussen of een eindejaarsuitkering. Bij de manier van uitbetaling kan bijvoorbeeld worden gedacht aan in geld of in natura.
Tot 1 augustus diende de werkgever de gegevens omtrent salaris binnen een maand aan de medewerker te verstrekken. Sinds laatstgenoemde datum dient de werkgever de medewerker hierover binnen een week te informeren.
Deze gegevens mogen zijn opgenomen in een arbeidsovereenkomst, CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling, waarbij in dat laatste geval kan worden volstaan met een verwijzing.
Impact informatieplicht inzake salaris
Voor deze gegevens geldt dat de wijziging voor de meeste werkgevers geen probleem zal vormen. De meeste werkgevers namen tot 1 augustus alle informatie omtrent het salaris reeds op in de arbeidsovereenkomst. Voor zover werkgevers minder informatie opnamen in de arbeidsovereenkomst dan vanaf 1 augustus is vereist, kunnen zij de arbeidsovereenkomst hiermee eenvoudig uitbreiden.
Informatieplicht inzake arbeidsduur
Tot 1 augustus kon de werkgever volstaan met het vermelden van de gebruikelijke arbeidsduur per dag of per week. Vanaf 1 augustus maakt de wet een onderscheid tussen medewerkers waarvan de tijdstippen waarop de werkzaamheden verricht moeten worden geheel of grotendeels voorspelbaar zijn en medewerkers waarvoor dit niet geldt.
Informatieplicht inzake arbeidsduur voorspelbaar werkpatroon
Als de tijdstippen waarop de werkzaamheden door de medewerker verricht moeten worden geheel of grotendeels voorspelbaar zijn, dient de werkgever de medewerker te informeren over het volgende:
- de duur van de normale dagelijkse of wekelijkse arbeidstijd;
- regelingen in verband met werkzaamheden buiten de normale dagelijkse of wekelijkse arbeidstijd en het salaris daarvoor, zoals overwerkvergoedingen; en
- eventuele regelingen over het ruilen van diensten of het krijgen van een ander rooster.
Dit laatste volgt uit pagina 16 van de MvT. Tevens blijkt daaruit dat een wisselend rooster en/of wisselende diensten geen afbreuk doen aan het grotendeels voorspelbare karakter van de tijdstippen waarop de werkzaamheden door de medewerker moeten worden verricht.
Informatieplicht inzake arbeidsduur onvoorspelbaar werkpatroon
Als de tijdstippen waarop de werkzaamheden door de medewerker verricht moeten worden geheel of grotendeels onvoorspelbaar zijn, dient de werkgever te vermelden:
- dat de tijdstippen waarop de werkzaamheden dienen te worden verricht variabel zijn;
- het aantal gewaarborgde betaalde uren;
- het salaris voor de werkzaamheden verricht bovenop die gewaarborgde uren;
- de dagen en uren waarop medewerker kan worden verplicht om werkzaamheden te verrichten;
- de termijnen die op grond van artikel 7:628b lid 3 BW van toepassing zijn.
Artikel 7:628b BW betreft een nieuw artikel. Zoals blijkt uit het eerste lid daarvan is het artikel van toepassing op arbeidsovereenkomsten waarvoor geldt dat de tijdstippen waarop de werkzaamheden moeten worden verricht geheel of grotendeels onvoorspelbaar zijn.
In lid 2 is geregeld dat de medewerker slechts verplicht kan worden om werkzaamheden te verrichten op de dagen en uren, die in de arbeidsovereenkomst, CAO, het arbeidsvoorwaardenhandboek en/of de regeling zijn vermeld als dagen en uren waarop de medewerker verplicht is te werken.
In het derde lid worden de leden 2 tot en met 4 en lid 11 van artikel 7:628a BW van overeenkomstige toepassing verklaard.
Artikel 7:628a BW ziet op oproepovereenkomsten en arbeidsovereenkomsten met een arbeidsomvang van minder dan 15 uur per week waarvan de tijdstippen waarop de werkzaamheden moeten worden verricht niet zijn vastgelegd. Lid 3 van artikel 7:628b BW brengt mee dat de leden 2 tot en met 4 en lid 11 van artikel 7:628a BW vanaf 1 augustus ook gelden voor arbeidsovereenkomsten met een grotere vaste arbeidsomvang dan 15 uur per week.
Wel is vereist dat de tijdstippen waarop de werkzaamheden moeten worden verricht niet voor meer dan de helft zijn vastgelegd. Zijn die tijdstippen wel voor meer dan de helft vastgelegd, dan zijn de leden 2 tot en met 4 en lid 11 van artikel 7:628a BW niet van toepassing.
Welke regels betreft dit?
Dit betreft de regels omtrent de minimale oproepingstermijn en de minimale annuleringstermijn wanneer de werkgever geen salaris verschuldigd wenst te zijn aan de medewerker over de oproep als de werkgever deze annuleert. Wettelijk bedragen deze termijnen 4 dagen. Deze termijnen kunnen worden verkort bij CAO of bij regeling. De termijnen kunnen niet verder worden verkort dan tot 24 uur.
Als geen sprake is van een verkorting, zal de wettelijke termijn van 4 dagen vermeld dienen te worden in de arbeidsovereenkomst. Als sprake is van een verkorting, dan dient de verkorte termijn vermeld te worden.
Bij CAO of regeling kan onder meer worden bepaald dat deze termijnen niet van toepassing zijn voor bij die CAO of regeling aangewezen functies, die als gevolg van klimatologische of natuurlijke omstandigheden gedurende een periode van ten hoogste negen maanden per jaar kunnen worden uitgeoefend en niet aansluitend door dezelfde medewerker kunnen worden uitgeoefend gedurende een periode van meer dan negen maanden per jaar.
Voor de volledigheid: artikel 7:628a lid 1 BW blijft gelden voor een medewerker met een oproepovereenkomst of een arbeidsovereenkomst met een vaste arbeidsomvang van minder dan 15 uur per week waarbij de tijdstippen niet zijn vastgelegd.
Dat lid brengt mee dat voor iedere periode waarin de medewerker minder dan drie uur werkzaamheden heeft verricht, de medewerker recht blijft houden op drie uur loondoorbetaling. Dit is een bestaande regel die ongewijzigd blijft. Het toepassingsbereik van die regel is niet uitgebreid tot de in artikel 7:628b BW opgenomen arbeidsovereenkomsten.
Het vereiste dat sprake dient te zijn van gehele of grotendeelse onvoorspelbaarheid van de tijdstippen waarop de werkzaamheden door de medewerker verricht moeten worden houdt in dat voor meer dan 50% van de arbeidsduur de tijdstippen waarop de werkzaamheden verricht dienen te worden niet vooraf bekend zijn. Dit blijkt uit pagina 12 van de MvT.
Deze gegevens mogen zijn opgenomen in een arbeidsovereenkomst, CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling, waarbij in dat laatste geval kan worden volstaan met een verwijzing.
Impact uitbreiding informatieplicht inzake arbeidsduur
Voor deze gegevens geldt dat de wijziging voor medewerkers met een voorspelbaar werkpatroon over het algemeen geen probleem zal vormen. Veel van de informatie die verstrekt moet worden vanaf 1 augustus werd namelijk door de meeste werkgevers ook voorafgaand aan 1 augustus al verstrekt. Voor zover deze informatie nog niet werd verstrekt, zal dit alsnog moeten gebeuren.
Voor medewerkers met een onvoorspelbaar werkpatroon kan de wijziging ingrijpender zijn. In sommige situaties zal dit de werkgever nopen tot het uitbreiden van de arbeidsovereenkomst, CAO en/of het arbeidsvoorwaardenhandboek, waarbij in dat laatste geval zorg gedragen zal moeten worden voor een verwijzing.
Voor oproepovereenkomsten, zoals nul-uren contracten en min-maxcontracten, verandert er niet veel als gevolg van de uitgebreide informatieplicht. Het enige is dat bij oproepovereenkomsten dagen en tijdstippen vastgelegd kunnen worden waarop de medewerker verplicht kan worden om te komen werken. Verschijnt de medewerker niet op die dagen en tijdstippen, dan maakt de medewerker zich schuldig aan werkweigering. Op andere dagen en tijdstippen staat het de medewerker vrij om geen gehoor te geven aan een oproep.
Voor arbeidsovereenkomsten met een vaste arbeidsomvang die niet kwalificeren als een oproepovereenkomst, maar waarvoor geldt dat geheel of grotendeels sprake is van onvoorspelbare tijdstippen verandert er wel het nodige. De hiervoor uiteengezette regels met betrekking tot de oproeptermijn en de annuleringstermijn gaan met ingang van 1 augustus immers ook gelden voor deze arbeidsovereenkomsten. Ongeachte de arbeidsomvang daarvan.
Ofwel: medewerkers met een vaste arbeidsomvang met een geheel of grotendeels onvoorspelbaar werkpatroon mogen weigeren werkzaamheden te verrichten als zij daarvoor niet tijdig worden opgeroepen. Als de wettelijke termijn geldt, betekent dit dat de medewerker mag weigeren de werkzaamheden te verrichten als het verzoek daartoe niet minimaal vier dagen van te voren is gedaan.
Voorbeeld uitbreiding informatieplicht inzake onvoorspelbaar werkpatroon
Een medewerker heeft bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst met een vaste arbeidsomvang van 30 uur per week. Van een deel daarvan, te weten 10 uur, staat vast wanneer de medewerker deze werkzaamheden verricht. Van de overige 20 uur niet. Er is niet sprake van geheel onvoorspelbare tijdstippen. Dat geldt immers niet voor de 10 uur. Echter, wel voor de 20 uur. Omdat 20 uur meer is dan 10 uur is sprake van grotendeels onvoorspelbare tijdstippen.
Dit brengt mee dat de medewerker vanaf 1 augustus voor de 20 uur dat de dagen en tijdstippen niet zijn vastgelegd alleen kan worden verplicht om te werken op de dagen en tijdstippen waarvan met de medewerker is afgesproken dat hij of zij verplicht is dan te komen werken.
Verder is vereist dat de medewerker tijdig, uitgaande van de wettelijke termijn minimaal vier kalenderdagen voorafgaand aan het moment waarop de werkzaamheden verricht dienen te worden, schriftelijk is opgeroepen.
Vanzelfsprekend is het de medewerker toegestaan om ook op andere dagen en tijdstippen gehoor te geven aan een verzoek om te komen werken en/of aan een verzoek dat niet tijdig is gedaan, maar de medewerker is niet verplicht gehoor te geven aan een dergelijk verzoek.
Informatieplicht inzake pensioen
De informatieplicht met betrekking tot pensioen blijft ongewijzigd. Net als voorafgaand aan 1 augustus dient de werkgever de medewerker te informeren of hij of zij gaat deelnemen aan de pensioenregeling.
Voor deze gegevens geldt ook geen wijziging in het moment waarop deze moeten worden verstrekt door de werkgever. Tot 1 augustus had de werkgever hiervoor een maand de tijd. Dat blijft ook vanaf 1 augustus het geval.
Voor wat betreft de manier waarop deze gegevens verstrekt kunnen worden, geldt hetzelfde als uiteengezet met betrekking tot de naam, woonplaats en dergelijke van de werkgever. Ofwel: zowel tot als vanaf 1 augustus kan de werkgever deze gegevens verstrekken door deze in een arbeidsovereenkomst op te nemen.
Impact informatieplicht inzake pensioen
Omdat geen sprake is van een wijziging zou het voor de werkgever niet moeilijk hoeven te zijn om aan dit gedeelte van de informatieplicht te (blijven) voldoen.
Informatieplicht inzake werkzaamheden in het buitenland
Tot 1 augustus gold een aanvullende informatieplicht voor werkgevers ten aanzien van medewerkers, die voor een langere termijn dan een maand werkzaam zullen zijn buiten Nederland.
Die medewerkers dienden geïnformeerd te worden over:
- de duur van die werkzaamheid;
- de huisvesting;
- de toepasselijkheid van de Nederlandse sociale verzekeringswetgeving dan wel opgave van de voor de uitvoering van die wetgeving verantwoordelijke organen
- de geldsoort waarin betaling zal plaatsvinden;
- de vergoedingen waarop de medewerker recht heeft; en
- de wijze waarop de terugkeer geregeld is.
Vanaf 1 augustus is de termijn van een maand gewijzigd in een termijn van vier aaneengesloten weken. Bovendien is de relevantie informatie aangevuld met het land of de landen waar de werkzaamheden verricht moeten worden. Deze gegevens dienen in ieder geval te worden verstrekt voorafgaand aan het vertrek naar het buitenland.
Deze gegevens mogen zijn opgenomen in een arbeidsovereenkomst, CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling, waarbij in dat laatste geval kan worden volstaan met een verwijzing.
Impact informatieplicht inzake werkzaamheden in het buitenland
Voor deze gegevens geldt dat de wijziging voor de meeste werkgevers geen probleem zal vormen. De meeste werkgevers verstrekten deze informatie al voorafgaand aan 1 augustus. Dan is het een kwestie van dit blijven doen. Mocht een werkgever dit nog niet doen, dan zal de werkgever dit alsnog moeten gaan doen.
Omdat dit soort informatie vaak nog niet bekend is op het moment dat de arbeidsovereenkomst wordt gesloten is het daarin opnemen van deze gegevens niet altijd een optie. De medewerker zal hierover dan ook vaak op een later moment geïnformeerd moeten worden.
Van belang is dat wordt voldaan aan de vereisten die worden gesteld aan de manier waarop de gegevens dan verstrekt moeten worden. Hiervoor verwijs ik naar het begin van dit blog.
Informatieplicht toepasselijke CAO, regeling en WAADI
Op het punt van de toepasselijke CAO, regeling dan wel de toepasselijke arbeidsvoorwaarden op grond van artikel 8 of artikel 8a van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (hierna: WAADI) is niets veranderd. Net als dat het geval was voorafgaand aan 1 augustus dient de werkgever die gegevens aan de medewerker te verstrekken. Dit dient plaats te vinden binnen een maand.
Uit artikel 7:655 BW blijkt niet dat de werkgever ermee kan volstaan om de CAO, regeling dan wel de arbeidsvoorwaarden op grond van artikel 8 of artikel 8a van de WAADI te vermelden in een arbeidsovereenkomst. Integendeel, uit artikel 7:655 BW lijkt te volgen dat de werkgever hiermee niet kan volstaan.
Echter, het lijkt niet het meest waarschijnlijke dat dit niet voldoende zou zijn. Over het algemeen is het raadzaam om deze gegevens in de arbeidsovereenkomst op te nemen. Als dat in jouw geval ook zo is, zou ik dat dan ook (laten) opnemen in de arbeidsovereenkomst. Zekerheidshalve zou dan ervoor gekozen kunnen worden de medewerker hier ook nog op een andere manier over te informeren, bijvoorbeeld door dit te vermelden op de salarisspecificatie.
Impact informatieplicht toepasselijke CAO, regeling en WAADI
Omdat geen sprake is van een wijziging zou het voor de werkgever niet moeilijk hoeven te zijn om aan dit gedeelte van de informatieplicht te (blijven) voldoen.
Informatieplicht inzake uitzendovereenkomst en payrollovereenkomst
Voor wat betreft de informatieplicht inzake de uitzendovereenkomst en de payrollovereenkomst geldt dat ongewijzigd is gebleven dat de werkgever de medewerker dient te informeren over de omstandigheid of de arbeidsovereenkomst een uitzendovereenkomst is als bedoeld in artikel 7:690 BW of een payrollovereenkomst als bedoeld in artikel 7:692 BW.
Dat was voorafgaand aan 1 augustus het geval en dat blijft zo. Net als voorafgaand aan 1 augustus het geval was dient de werkgever deze informatie binnen een maand te verstrekken.
De wet geeft niet duidelijk aan hoe deze informatie verstrekt dient te worden. Het was gebruikelijk om dit soort informatie op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Omdat hierin geen verandering is aangebracht, valt aan te nemen dat dit zo blijft. Daarvan uitgaande wordt op dit punt geen wijziging verlangd van de werkgever.
Wat betreft de uitzendovereenkomst wordt de informatieplicht uitgebreid met de verplichting om de medewerker te informeren over de identiteit van de inlenende onderneming als en zodra die bekend is. In artikel 7:655 BW is opgenomen dat dit mag worden vermeld in de arbeidsovereenkomst.
Overigens geldt de verplichting om deze informatie te verstrekken niet alleen bij het begin van de arbeidsrelatie. Deze informatie moet steeds worden verstrekt wanneer een nieuwe inlenende onderneming bekend is geworden. Dit blijkt uit pagina 17 van de MvT.
Impact informatieplicht inzake uitzendovereenkomst en payrollovereenkomst
De meeste werkgevers droegen al zorg voor het verstrekken van de vereiste informatie voorafgaand aan 1 augustus. Het is van belang dat zij dit blijven doen. Voor zover dit nog niet werd gedaan, is het van belang dit alsnog te gaan doen.
Informatieplicht inzake onbepaalde tijd contract en oproepovereenkomst
Voor wat betreft de informatieplicht inzake de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en de oproepovereenkomst geldt eveneens dat daarin geen enkele wijziging heeft plaatsgevonden.
Over de omstandigheid of de arbeidsovereenkomst een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd betreft en of sprake is van een oproepovereenkomst als bedoeld in lid 9 en 10 van artikel 7:628a BW dient de medewerker nog steeds geïnformeerd te worden door de werkgever.
Dat gold tot 1 augustus en blijft daarna ook gelden. In het moment waarop deze informatie verstrekt dient te worden is ook niets gewijzigd. Tot 1 augustus diende de werkgever deze informatie binnen een maand te verstrekken. Dat blijft zo.
Ook is geen wijziging aangebracht in de manier waarop deze gegevens verstrekt kunnen worden. Zowel tot als vanaf 1 augustus kan de werkgever deze gegevens verstrekken door deze in een arbeidsovereenkomst op te nemen.
Impact informatieplicht inzake onbepaalde tijd contract en oproepovereenkomst
De meeste werkgevers namen deze informatie voorafgaand aan 1 augustus op in de arbeidsovereenkomst. Dat kunnen zij blijven doen.
Informatieplicht inzake proeftijd
Vanaf 1 augustus is voor de werkgever de verplichting geïntroduceerd om de duur en de voorwaarden van de proeftijd te vermelden als sprake is van een proeftijd. De werkgever dient de medewerker daarover binnen een week te informeren.
Deze gegevens mogen zijn opgenomen in een arbeidsovereenkomst, CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling, waarbij in dat laatste geval kan worden volstaan met een verwijzing.
Zoals blijkt uit pagina 2 van de MvA kan worden volstaan met een verwijzing naar de wettelijke bepalingen of een bepaling in de toepasselijke CAO als daarvan sprake is. Mijn advies is om het proeftijdbeding altijd op te nemen in de arbeidsovereenkomst zelf en daarin ook de duur en de voorwaarden op te nemen.
Impact informatieplicht inzake proeftijd
Voor deze gegevens geldt dat deze wijziging voor de meeste werkgevers geen probleem zal vormen. De meeste werkgevers namen tot 1 augustus de informatie omtrent een eventuele proeftijd op in de arbeidsovereenkomst. Voor zover werkgevers minder informatie opnamen in de arbeidsovereenkomst dan vanaf 1 augustus is vereist, kunnen zij de arbeidsovereenkomst hiermee eenvoudig uitbreiden.
Informatieplicht inzake scholing
Ook geldt vanaf 1 augustus de verplichting om het door de werkgever geboden recht op scholing te vermelden als van een dergelijk recht sprake is. Uit pagina 17 van de MvT blijkt dat dit in ieder geval betekent dat de werkgever de medewerker dient te informeren over het aantal dagen dat hem of haar ter beschikking wordt gesteld om de scholing te volgen.
Verder kan gedacht worden aan het vermelden van de voorwaarden die gelden voor deelname. Over het recht op scholing dient de werkgever de medewerker binnen een maand te informeren.
Deze gegevens mogen zijn opgenomen in een arbeidsovereenkomst, CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling, waarbij in dat laatste geval kan worden volstaan met een verwijzing.
Impact informatieplicht inzake scholing
Voor de meeste werkgevers zal deze wijziging geen probleem vormen.
Sommige werkgevers bieden geen scholing aan. Dan is van een dergelijk recht geen sprake en hoeft de medewerker daarover dus ook niet te worden geïnformeerd.
Voor de meeste werkgevers die scholing aanbieden, geldt dat de regels daaromtrent zijn opgenomen in een CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling. Het enige wat dan nog raadzaam is om te doen is in de arbeidsovereenkomst te verwijzen naar specifieke bepalingen.
Als in de CAO, de regeling en/of het arbeidsvoorwaardenhandboek de regels omtrent scholing nog niet zijn opgenomen, dan zal dit alsnog moeten gebeuren.
Voor werkgevers waarvoor geen CAO geldt en die ook (nog) geen arbeidsvoorwaardenhandboek hebben, maar wel scholing aanbieden, is het wellicht raadzaam om ervoor te kiezen om alsnog een arbeidsvoorwaardenhandboek op te (laten) stellen, waarin onder andere de regels omtrent scholing zijn opgenomen. Als in de arbeidsovereenkomst vervolgens daarnaar wordt verwezen, voldoet de werkgever aan de informatieplicht.
Als het (laten) opstellen van een arbeidsvoorwaardenhandboek (nog) niet gewenst is, kan het raadzaam zijn om een informatiememorandum op te (laten) stellen, waarin onder andere de regels omtrent scholing zijn opgenomen.
Vanzelfsprekend is het ook mogelijk om de regels omtrent scholing op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Echter, dan wordt de arbeidsovereenkomst – zoals hiervoor uiteengezet – waarschijnlijk wel een zeer lijvig document.
Verwijzen naar wettelijke bepalingen zal over het algemeen geen optie zijn. Over het algemeen zullen de regels omtrent scholing immers niet voortvloeien uit wettelijke bepalingen.
Informatieplicht inzake sociale zekerheidsinstellingen
Voor zover de werkgever hiervoor verantwoordelijk is, is de werkgever vanaf 1 augustus verplicht om de identiteit te vermelden van de sociale zekerheidsinstellingen die de sociale bijdragen in het kader van de arbeidsrelatie ontvangen en bescherming op het gebied van sociale zekerheid aangeboden door de werkgever. De werkgever dient de medewerker hierover binnen een maand te informeren.
Zoals blijkt uit pagina 17 van de MvT dient hierbij bijvoorbeeld gedacht te worden aan:
- uitkeringen bij ziekte;
- zwangerschapsuitkeringen;
- vaderschapsuitkeringen;
- ouderschapsuitkeringen;
- uitkeringen bij arbeidsongevallen;
- uitkeringen bij beroepsziekten;
- invaliditeitsuitkeringen;
- werkloosheidsuitkeringen;
- vervroegd pensioen;
- ouderdomspensioen;
- nabestaandenpensioen; en
- gezinstoeslagen.
Deze gegevens mogen zijn opgenomen in een arbeidsovereenkomst, CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling, waarbij in dat laatste geval kan worden volstaan met een verwijzing.
Impact informatieplicht inzake sociale zekerheidsinstellingen
In Nederland zijn de meeste werkgevers voor het merendeel van de hiervoor genoemde voorbeelden niet verantwoordelijk voor de keuze daarvan. De werkgever hoeft slechts de identiteit te vermelden van de instellingen waarvoor de werkgever wel verantwoordelijk is voor de keuze.
Als sprake is van een of meerdere pensioenen waarbij de werkgever verantwoordelijk is voor de keuze van het pensioenfonds of de pensioenverzekeraar zal de werkgever de identiteit daarvan bekend dienen te maken.
Voor deze gegevens geldt dat de wijziging voor de meeste werkgevers geen probleem zal vormen. Voor verschillende werkgevers zal de wijziging niet nopen tot het bekend maken van enige informatie.
Voor veel werkgevers die dit bekend dienen te maken, geldt dat deze plicht zich beperkt tot pensioen. De meeste werkgevers maakten deze gegevens al bekend aan hun medewerkers, waardoor er voor hen niets verandert.
Mocht jij deze gegevens nog niet of niet volledig bekend maken, dan is het van belang dat alsnog te gaan doen.
Informatieplicht in geval van wijziging gegevens
Als de gegevens wijzigen, is de werkgever vanaf 1 augustus verplicht deze gewijzigde gegevens zo snel mogelijk aan de medewerker door te geven, maar uiterlijk op de dag waarop de wijziging van kracht wordt. Dit betreft een verkorting van de termijn, die tot 1 augustus gold. Toen was de termijn namelijk binnen een maand na het van kracht worden van de wijziging.
Ook hiervoor geldt dat dit in principe schriftelijk of elektronisch moet plaatsvinden. Een uitzondering geldt voor de wijziging, die voortvloeit uit de wijziging van een wettelijk voorschrift, CAO of regeling, waarnaar is verwezen.
Afwijkingen en uitzonderingen informatieplicht
Het is niet mogelijk om af te wijken van het bovenstaande. Gebeurt dat toch, dan zijn die afwijkingen niet geldig.
Er geldt ook geen uitzondering meer voor arbeidsovereenkomsten, die betrekking hebben op huishoudelijke of persoonlijke diensten, die minder dan vier dagen per week ten behoeve van een natuurlijk persoon worden uitgevoerd. Tot 1 augustus gold wel een dergelijke uitzondering. Omdat de richtlijn niet voorziet in een dergelijke uitzondering is deze uitzondering komen te vervallen.
Ook voor deze medewerkers geldt dus dat voortaan voldaan dient te worden aan de informatieplicht.
Voor reguliere zeevarenden en zeevarenden in de zeevisserij gelden nog wel enkele uitzonderingen. De richtlijn voorziet namelijk wel in een uitzondering voor hen. De uitzondering ziet onder meer op de informatieplicht inzake:
- arbeidsduur voor medewerkers met een geheel of grotendeels onvoorspelbaar werkpatroon;
- werkzaamheden in het buitenland; en
- sociale zekerheidsinstellingen.
Voor reguliere zeevarenden en zeevarenden in de zeevisserij hoeft op bovenstaande drie punten niet te worden voldaan aan de informatieplicht.
Voortvloeiend uit het niet van toepassing zijn van de informatieplicht inzake arbeidsduur voor medewerkers met een geheel of grotendeels onvoorspelbaar werkpatroon geldt het hiervoor genoemde artikel 7:628b BW ook niet voor hen.
Dat dit soort medewerkers slechts verplicht zijn om werkzaamheden te verrichten op de dagen en uren waarvan dit is afgesproken, geldt dus niet. Evenmin geldt voor dit soort medewerkers dus een minimale oproepingstermijn. Ook geldt voor hen geen minimale annuleringstermijn.
Voor reguliere zeevarenden is deze uitzondering opgenomen in lid 4 van artikel 7:696 BW. Voor zeevarenden in de zeevisserij is deze uitzondering opgenomen in lid 4 van artikel 7:740 BW.
Gevolgen schending informatieplicht
Als de werkgever de medewerker de verplichte informatie niet (tijdig) verstrekt en/of de medewerker onjuiste informatie verstrekt, kan de medewerker verstrekking van de informatie afdwingen via de rechter. Ook is de werkgever dan tegenover de medewerker aansprakelijk voor eventuele schade, die voortvloeit uit het niet (tijdig) verstrekken van de informatie en/of het verstrekken van onjuiste informatie.
Dat was voorafgaand aan 1 augustus al zo en blijft ook na laatstgenoemde datum het geval. Door de uitbreiding van de informatieplicht is echter wel de kans toegenomen dat de informatieplicht niet (volledig) wordt nagekomen.
Ook van toepassing op voorovereenkomsten
Er zijn drie soorten oproepovereenkomsten. De meeste bekende zijn het nulurencontract en het min-max-contract. Dat zijn arbeidsovereenkomsten met een oproepclausule.
Het is evident dat die onder artikel 7:655 BW vallen. De derde en bij veel mensen minder bekende oproepovereenkomst is de voorovereenkomst. Ook wel arbeidsovereenkomst met uitgestelde prestatieplicht genoemd.
Dit betreft een overeenkomst waarbij wordt afgesproken dat als een oproep wordt gedaan en de medewerker daaraan gehoor geeft dat dan een arbeidsovereenkomst ontstaat. Op het moment van het sluiten van de overeenkomst ontstaat dus nog geen arbeidsovereenkomst. Die ontstaat pas nadat de medewerker gehoor geeft aan een oproep van de werkgever.
Artikel 7:655 BW maakt expliciet duidelijk dat het voorgaande ook geldt voor de voorovereenkomst. In dat geval dient de werkgever ook op te geven welke overeenkomst is aangegaan.
Directe werking voor gewijzigde informatieplicht
De verplichting tot verstrekking van bovenstaande gegevens geldt zowel voor arbeidsovereenkomsten die worden aangegaan vanaf 1 augustus als voor arbeidsovereenkomsten die daaraan voorafgaand al waren aangegaan.
Echter, voor het moment waarop deze gegevens verstrekt dienen te worden, geldt een belangrijke afwijking voor arbeidsovereenkomsten die reeds voorafgaand aan 1 augustus zijn gesloten. Voor dergelijke arbeidsovereenkomsten geldt namelijk dat de werkgever die gegevens pas hoeft te verstrekken of aanvullen binnen een maand nadat de medewerker hierom heeft verzocht.
Een werkgever kan er uiteraard voor kiezen om de gegevens proactief aan alle medewerkers te verstrekken. Dat is echter niet vereist.
EU-detachering
Het bovenstaande ziet op de uitbreiding van de informatieplicht, zoals opgenomen in artikel 7:655 BW. Daarnaast leidt de wet tot wijziging van regels voor een werkgever die een medewerker vanuit Nederland naar een andere EU-lidstaat of een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte of Zwitserland (hierna: lidstaat) detacheert.
Op dit punt leidt de wet tot een wijzing van artikel 3 van de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie.
Voor werkgevers die medewerkers naar een andere lidstaat detacheren geldt vanaf 1 augustus een aanvullende informatieplicht als op de medewerker de detacheringsrichtlijn van toepassing is. Dit is geregeld in artikel 3 lid 2 van de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie.
Met de detacheringsrichtlijn wordt gedoeld op richtlijn 96/71/EG. Dat blijkt uit lid 1 van artikel 1 van de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie. De aanvullende informatieplicht houdt in dat de werkgever de medewerker voorafgaand aan het vertrek van de medewerker naar een andere lidstaat dient te informeren over:
- het salaris waarop de medewerker recht heeft volgens het geldende recht van de ontvangende lidstaat;
- de eventuele van toepassing zijnde toeslagen in verband met de detachering;
- de eventuele regelingen voor de vergoeding van reis-, verblijf- en maaltijdkosten; en
- de link naar de door de ontvangende lidstaat speciaal daarvoor ontwikkelde website.
Er gelden twee uitzonderingen. De aanvullende informatieplicht geldt niet voor een zeevarende, die werkzaam is op basis van een arbeidsovereenkomst in de zeevisserij. Dat is geregeld in artikel 3 lid 4 van de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie.
Zeevarend personeel van koopvaardij ondernemingen is in het geheel uitgezonderd van de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie. De aanvullende informatieplicht geldt dan ook niet voor hen. Dat blijkt uit artikel 1 lid 2 van de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie.
Benadelingsverbod & opzegverbod
Met ingang van 1 augustus is een benadelingsverbod geïntroduceerd met betrekking tot artikel 7:655 BW, artikel 7:628b BW en artikel 3 van de Wet gedetacheerde werknemers in de Europese Unie.
Dit verbod brengt mee dat de werkgever de medewerker niet mag benadelen vanwege de omstandigheid dat de medewerker de rechten, die voor hem of haar voortvloeien uit artikel 7:655 BW, artikel 7:628b BW en/of artikel 3 van de Wet gedetacheerde werknemers in de Europese Unie in of buiten rechte geldend maakt, daarbij hulp heeft verleend of daarover een klacht heeft ingediend.
Het benadelingsverbod is steeds opgenomen in het laatste lid van het betreffende artikel. Ofwel in lid 11 van artikel 7:655 BW, in lid 4 van artikel 7:628b BW en in lid 5 van artikel 3 van de Wet gedetacheerde werknemer in de Europese Unie.
De wet heeft verder geleid tot een aanvulling van het opzegverbod opgenomen in lid 9 van artikel 7:670 BW. Als gevolg van die aanvulling kan de werkgever vanaf 1 augustus de arbeidsovereenkomst ook niet opzeggen wegens de omstandigheid dat de medewerker de in artikel 7:628b BW, artikel 7:655 BW en/of de in artikel 3 lid 2 en 3 Wet Arbeidsvoorwaarden Gedetacheerde Werknemers in de Europese Unie genoemde rechten geldend maakt.
Wat nu?
Voor de meeste werkgevers zal – zoals hiervoor uiteengezet - de wijziging van het tijdstip waarop de gegevens verstrekt dienen te worden geen probleem vormen, omdat de gegevens waarvoor het tijdstip van verstrekking wijzigt over het algemeen worden verstrekt door deze in een arbeidsovereenkomst op te nemen.
De meeste werkgevers dragen er zorg voor dat de arbeidsovereenkomst is ondertekend voordat de medewerker zijn of haar werkzaamheden aanvangt. Dan is tijdig voldaan aan de informatieplicht. Mocht jij hiervoor nog niet zorg dragen, dan raad ik je aan dit voortaan wel te doen.
Voor wat betreft de uitbreiding van de informatieplicht geldt dat de wijzigingen voor sommige werkgevers niet ingrijpend zullen zijn, omdat die informatie al is opgenomen in hun CAO, arbeidsvoorwaardenhandboek en/of regeling en zorg is gedragen of eenvoudig kan worden gedragen om daarnaar op de juiste manier te verwijzen.
Echter, voor sommige werkgevers zijn de wijzigingen wel degelijk ingrijpend. Namelijk voor werkgevers met arbeidsovereenkomsten waarop geen CAO of regeling van toepassing is en die ook nog geen arbeidsvoorwaardenhandboek hebben. Voor hen is het raadzaam alsnog zorg te dragen voor een arbeidsvoorwaardenhandboek.
Als dat (nog) niet gewenst is, zou ervoor gekozen kunnen worden om een informatiememorandum op te stellen en/of de arbeidsovereenkomst op deze punten aan te passen.
Voor werkgevers waarvoor geldt dat op de arbeidsovereenkomst wel een CAO, regeling en/of arbeidsvoorwaardenhandboek van toepassing is, maar de CAO, regeling en/of het arbeidsvoorwaardenhandboek nog niet met het bovenstaande is uitgebreid, geldt dat dit alsnog zal dienen te gebeuren.
Zou je graag hulp ontvangen bij het wijzigen van je huidige CAO, arbeidsovereenkomst, regeling en/of arbeidsvoorwaardenhandboek of bij het opstellen van een nieuwe CAO, arbeidsovereenkomst, regeling en/of arbeidsvoorwaardenhandboek? Neem dan telefonisch contact op met mij of stuur een e-mail naar ilmavanaalst@7lop.com. Ik help je graag.
